Informace o zpracování Vašich osobních údajů
Dovolujeme si Vás v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen “Nařízení“) prostřednictvím tohoto dokumentu informovat o zpracování Vašich osobních údajů v naší organizaci.
1. Kdo je správcem Vašich údajů?
Správcem Vašich osobních údajů je Středisko společných činností AV ČR, v. v. i., IČO 60457856, se sídlem Národní 3, Praha 1, PSČ 117 20, tel.: +420 221 403 111, e-mail: ssc@ssc.cas.cz.
2. Jak můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů?
Našeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete se svými žádostmi, dotazy či připomínkami kontaktovat na adrese Středisko společných činností AV ČR, v. v. i., Útvar kontroly a řízení rizik - Pověřenec, Národní 3, Praha 1, PSČ 117 20, nebo na e-mailové adrese poverenec@ssc.cas.cz.
3. Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme a proč?
I. Uzavření smlouvy
a) Vaše osobní údaje typu titul, jméno a příjmení/název, datum narození, bydliště/sídlo, IČ, e-mail, telefon, délka pobytu, číslo platební karty, bankovní spojení, případně též detailnější informace o Vašem pobytu zpracováváme za účelem uzavření a plnění smlouvy, a to na právním základě splnění smlouvy dle článku 6 odst. 1. písm. b) Nařízení. Tyto údaje budeme pro uvedený účel zpracovávat pouze po dobu trvání této smlouvy.
b) Za účelem komunikace ve věci plnění smlouvy budeme zpracovávat případně též osobní údaje fyzických osob jednajících Vaším jménem uvedené ve smlouvě (tj. jejich identifikační a kontaktní údaje); dále identifikační a kontaktní údaje Vašich zaměstnanců (kontaktních osob) uvedené ve smlouvě. Tyto osobní údaje budou za uvedeným účelem zpracovávány na právním základě splnění smlouvy dle článku 6 odst. 1. písm. b) Nařízení. Tyto osobní údaje budou pro uvedený účel zpracovávány po dobu trvání této smlouvy.
c) Váš osobní údaj typu e-mailová adresa budeme zpracovávat pro účely zasílání newsletterů (obchodních sdělení) týkajících se nabídek našeho zboží nebo služeb. Pokud si již nebudete přát zasílat tyto newslettery na Vaši e-mailovou adresu, je možné se zdarma odhlásit z jejich odběru na odkaze obsaženém v newsletteru. Tento údaj budeme zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu, kterým je přímý marketing. Tento údaj budeme pro uvedený účel zpracovávat po dobu
Proti tomuto zpracování (přímý marketing) máte právo kdykoliv bezplatně podat námitku.
d) Za účelem výkonu a obhajoby našich právních nároků budeme zpracovávat Vaše výše uvedené identifikační a kontaktní údaje. Tyto osobní údaje budou k uvedenému účelu zpracovávány na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1. písm. f) Nařízení. Oprávněným zájmem v tomto případě je výkon a obhajoba našich právních nároků. Tyto osobní údaje budou pro uvedený účel zpracovávány po dobu běhu lhůty k uplatnění práv z vadného plnění (reklamace), a dále po dobu běhu promlčecích a prekluzivních lhůt u jednotlivých práv vymezených v zákoně č. 89/2012 Sb., občanském zákoníku. V případě uplatnění těchto práv u soudu nebo u jiných orgánů veřejné moci pak po dobu trvání řízení před těmito orgány.
Poskytnutí výše uvedených údajů pro uvedené účely je dobrovolné, jejich neposkytnutí by však znamenalo nemožnost smlouvu s Vámi uzavřít a plnit. Rovněž bychom následně nemohli vykonávat naše nebo Vaše práva v případě sporů ohledně uzavření nebo plnění smlouvy nebo v případě porušení smlouvy.
Toto zpracování osobních údajů založené na našem oprávněném zájmu nevyžaduje Váš souhlas, proti tomuto zpracování však máte právo kdykoliv zdarma podat námitku.
II. Oznámení pobytu cizince
V případě, že jste fyzickou osobou, která není státním občanem České republiky, podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, máme jako ubytovatel mj. povinnost:
a) Oznámit Váš pobyt Policii ČR;
b) Vést domovní knihu a na požádání Policie ČR ji předložit ke kontrole.
Pro účel uvedený ad a) budeme zpracovávat tyto Vaše osobní údaje: počátek a konec Vašeho ubytování a dále jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza, adresa trvalého bydliště v zahraničí, účel pobytu.
Tyto údaje budeme pro uvedený účel zpracovávat po dobu 6 let od Vašeho ubytování.
Pro účel uvedený ad b) budeme zpracovávat tyto Vaše osobní údaje: počátek a konec Vašeho ubytování a dále jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza, adresa trvalého bydliště v zahraničí, účel pobytu a podpis.
Tyto údaje budeme, v případě, že se jedná o domovní knihu, zpracovávat po dobu 6 let od provedení posledního zápisu. V případě listinných dokumentů nahrazujících domovní knihu budeme tyto údaje zpracovávat po dobu 6 let od ukončení Vašeho ubytování.
Tyto údaje pro uvedené účely zpracováváme za základě splnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení, tzn. bez Vašeho souhlasu. Poskytnutí těchto osobních údajů je v tomto případě zákonným požadavkem a je povinné.
III. Zpracování za účelem odvodu poplatků za pobyt a z ubytovací kapacity
Vaše osobní údaje v rozsahu doba ubytování, účel pobytu, jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí, číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu zpracováváme v evidenční knize za účelem odvodů poplatků za pobyt a odvodů poplatků z ubytovací kapacity (v tomto případě nezpracováváme údaj o účelu pobytu) podle zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích.
Tyto osobní údaje zpracováváme v evidenční knize po dobu šesti let od posledního zápisu.
Tyto údaje pro uvedené účely zpracováváme za základě splnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení, tzn. bez Vašeho souhlasu. Poskytnutí těchto osobních údajů je v tomto případě zákonným požadavkem a je povinné.
IV. Kamerové systémy se záznamem
Za účelem ochrany našeho majetku a ochrany majetku, zdraví a bezpečnosti našich zaměstnanců, ubytovaných hostů a ostatních osob monitorujeme pomocí kamer tyto prostory:
Kamerový systém je tak využíván pouze ve veřejných prostorách (zejména venkovní prostory, vstupní prostory či recepce). V místech, která jsou určena k soukromým účelům (tj. toalety, sprchy, pokoje, chodby), se tento kamerový systém nevyužívá. Z kamerových systémů je pořizován záznam, který je uchováván po dobu xxxx dnů. Poté se záznam automaticky odmazává a dochází k nahrání nového záznamu.
Toto zpracování provádíme na právním základě oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě ochrana majetku a bezpečnost a zdraví našich zaměstnanců a ubytovaných osob.
Toto zpracování osobních údajů založené na našem oprávněném zájmu nevyžaduje Váš souhlas, proti tomuto zpracování však máte právo kdykoliv zdarma podat námitku.
4. Kdo je příjemcem Vaších osobních údajů?
Vaše osobní údaje předáváme pouze v nezbytném rozsahu též těmto kategoriím příjemců:
- oprávněným zaměstnancům správce;
- našim smluvním partnerům, v případě, že se vedle nás podílí na zpracování Vašich osobních údajů (tj. zpracovatelům), jako například osobám zajišťujícím technickou podporu, servis nebo provoz našich počítačových systémů, programů, sítí a webových stránek, poskytovatelům datových úložišť, poskytovatelům poštovních služeb, poskytovatelům zaměstnaneckých benefitů, marketingových služeb, společnosti HotelTime International s.r.o., Vinohradská 1899/112, 130 00 Praha 3, Česká republika, která je poskytovatelem systému HotelTime, v němž jsou ukládány Vaše osobní údaje;
- jiným subjektům v případech, kdy nám poskytnutí Vašich údajů ukládají právní předpisy (např. Policii ČR, jiným orgánům veřejné moci);
- jiným subjektům, pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. advokátům, exekutorům, soudům, úřadům);
- veřejnosti, v případě zveřejnění některých osobních údajů v registru smluv.
5. Jaká jsou Vaše práva?
Máte právo:
- Vyžádat si od správce potvrzení o zpracování svých osobních údajů, a pokud jsou zpracovávány, máte právo na přístup k těmto údajům;
- Na opravu neaktuálních či neúplných údajů;
- Na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, nebo na omezení jejich zpracování;
Dále máte právo:
- Podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, 170 00, e-mail: posta@uoou.cz;
- Na přenositelnost svých údajů;
